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Umsetzung mit Webex

Sprechstunden mit Ameldung

Anmeldung per Mail/Telefon/Brieftaube/persönlich:

• Sie vereinbaren eine Uhrzeit und stellen eine Anleitung (s.u.) zur Verfügung

oder

• Sie vereinbaren eine Uhrzeit, legen in Webex ein Meeting an und verschicken darüber eine Einladungsmail mit oder ohne Passwort für das Meeting (als Passwort würde sich beispielsweise der Nachname des/der Studierenden anbieten)

oder

• Sie weisen dem/der Studierenden einen ILIAS-Sprechstundentermin zu und stellen eine Anleitung (s.u.) zur Verfügung

Anmeldung über ILIAS:

• Sie legen in ILIAS Sprechstundentermine an (Anleitung) , die Studierenden können sich dann einen für sie passenden Termin buchen. Da erfahrungsgemäß nicht alle Studierenden ihre ILIAS-Benachrichtigungen weitergeleitet haben, empfiehlt es sich, die Studierenden bei der Anmeldung um die Angabe einer Mail-Adresse zu bitten, falls Sie Rückfragen etc. haben.
• Um den Sprechstundenkalender nicht an eine bestimmte Veranstaltung, sonder direkt an Ihre Person zu binden, bietet sich folgender Workaround an:
  • Über Kalender » Sprechstundenverwaltung die Sprechzeiten zur Buchung anlegen.
  • Portfolio angelegen mit nur einer Seite bzw. neue Seite in Ihrem Portfolio anlegen.
  • Auf dieser Seite als Inhaltselement „Persönliche Daten“ und „Sprechstunden“ (und nach Bedarf weitere Informationen) einfügen.
  • Das Portfolio freigegeben (für „Alle angemeldeten Benutzer“ sollte ausreichen, da alle Studierenden einen ILIAS-Konto besitzen).
  • Den Link zum Portfolio (auf der Seite ganz unten) können Sie dann überall dort posten, wo Sie ihn brauchen (bespielsweise in Mail-Signaturen, auf Profil-Seiten, in der Sprechstundenbeschreibung etc)
  • Wer den Link aufruft, sieht nun Ihr Portfolio mit Kontaktangaben und dem Kalender mit den Buchungsmöglichkeiten und kann sich direkt anmelden.

Offene Sprechstunde ohne Anmeldung

Sie geben Sprechstundenzeiten und den Link zu Ihrem Webex-Raum bekannt. Jede/r kann in dieser Zeit beitreten. Studierende haben die Möglichkeit, Sie durch den Knopf „Gastgeber benachrichtigen“ über ihre Anwesenheit zu benachrichtigen. Sie erhalten daraufhin eine E-Mail. Lesen Sie den Abschnitt „Privatsphäre“, um zu erfahren, wie Sie die Teilnehmer*innen managen und Privatsphäre herstellen können. (Vgl. das Bildschirmfoto rechts.)

Privatsphäre

Ein Meeting, das Studierende über den Link zu Ihrem Raum erreichen, ist in der Standardeinstellung für weitere Teilnehmer offen. Um sicherzustellen, dass Sie im Gespräch nicht gestört werden („die Türe schließen“), gibt es folgende Möglichkeiten:

• „Automatische Sperre“: in den Einstellungen unter „Mein persönlicher Raum“ können Sie eine automatische Sperre aktivieren. Diese Einstellung ist dann für jedes Meeting aktiv. Ist diese Einstellung aktiv, können Teilnehmer*innen nur mit Ihrer Erlaubnis beitreten.
• „Meeting sperren“: klicken Sie während eines Meetings auf den Menüknopf mit den drei Punkten („Weitere Optionen“) und dann auf „Meeting sperren“. Es können keine weiteren Teilnehmer*innen beitreten. 
• Meeting mit Passwort: klicken Sie in Ihrem Raum auf „Termin ansetzen“ und planen Sie ein passwortgeschütztes Meeting. Geben Sie die E-Mail-Adresse des/der Studierenden an, der/die Studierende erhält dann automatisch eine Mail mit dem Passwort

Anleitung für Studierende zur Teilnahme an Webex-Meetings (Kopiervorlagen)

Bitte denken Sie daran, die Anleitung zu personalisieren:

1. Der Link: Name_des_Raums durch den Namen des Raumes ersetzen. Standardmäßig ist das Ihr Name in der Form „Vorname.Nachname“. Um danach sicherzustellen, dass der Link komplett ist, am besten nochmal kopieren und daneben neu einfügen, dann den alten Link löschen. Alternativ aus Webex den Link kopieren und statt des Links der Vorlage einfügen.
2. In der Smartphone-Anleitung die Meeting-Nummer eintragen. Die Nummer finden Sie, wenn Sie sich bei Webex einloggen. Direkt auf der ersten Seite unter dem Link zu Ihrem Raum steht „weitere Methoden zum Beitreten“, dort steht auch die Nummer.
3. In der Telefon-Anleitung ebenfalls die Meeting-Nummer ändern.