Erste Hilfe zur digitalen Lehre
5.1.2.3 Eine Virtuelle Sprechstunde abhalten 5.1.2.4 Teilgruppen-Sitzungen erstellen
Neue Funktionen und Limitierungen
Ab Version 40.09.x von Webex Meetings können Sie Teilgruppen-Sitzungen (Break-out Sessions) erstellen. Im Gegensatz zu Webex Trainings wird in den Teilgruppen von Webex Meetings auch Video unterstützt. Derzeit gibt es noch ein par Funktions-Limitierungen, die mit zukünftigen Updates behoben werden sollen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter:Ab Version 41.4 können Breakout-Gruppen auch frei betretbar eingestellt werden, eine Ergänzung dazu finden Sie weiter unten in der Anleitung.
Schritt-für-Schritt Anleitung
Aktivierung von Teilgruppen-Sitzungen
Neu: Teilgruppen sind in in neu angelegten Meetings automatisch aktiviert.
Teilgruppen-Sitzungen können, falls nicht automatisch freigeschalten, in einem Meeting einmalig durch den Gastgeber/Mitgastgeber angeschalten werden. In der Desktop-App klicken Sie hierzu im Menüpunkt Teilgruppen > Teilgruppen-Sitzung aktivieren:
Ab Version 40.09.x von Webex Meetings können Sie Teilgruppen-Sitzungen (Break-out Sessions) erstellen. Im Gegensatz zu Webex Trainings wird in den Teilgruppen von Webex Meetings auch Video unterstützt. Derzeit gibt es noch ein par Funktions-Limitierungen, die mit zukünftigen Updates behoben werden sollen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter:Ab Version 41.4 können Breakout-Gruppen auch frei betretbar eingestellt werden, eine Ergänzung dazu finden Sie weiter unten in der Anleitung.
Schritt-für-Schritt Anleitung
Aktivierung von Teilgruppen-Sitzungen
Neu: Teilgruppen sind in in neu angelegten Meetings automatisch aktiviert.
Teilgruppen-Sitzungen können, falls nicht automatisch freigeschalten, in einem Meeting einmalig durch den Gastgeber/Mitgastgeber angeschalten werden. In der Desktop-App klicken Sie hierzu im Menüpunkt Teilgruppen > Teilgruppen-Sitzung aktivieren:
Teilgruppen-Sitzungen können auch bei Teilnahme im Browser aktiviert werden, hierzu klicken Sie als Gastgeber im Menü Weitere Optionen > Teilgruppen-Sitzung aktivieren:
Moderation von Meetings und Zuweisung von Teilgruppen:
Die folgenden Einstellungen können, neben dem Gastgeber, auch durch sogenannte Mitgastgeber oder Co-Hosts durchgeführt werden. Teilnehmer, die als alternative Gastgeber eingeladen wurden, erhalten diese Rolle automatisch. Die Rolle Mitgastgeber kann aber auch zu jedem Zeitpunkt durch den Gastgeber vergeben werden. Klicken Sie dazu in der Teilnehmerliste per Rechtsklick auf Rolle ändern in > Mitgastgeber:
Die folgenden Einstellungen können, neben dem Gastgeber, auch durch sogenannte Mitgastgeber oder Co-Hosts durchgeführt werden. Teilnehmer, die als alternative Gastgeber eingeladen wurden, erhalten diese Rolle automatisch. Die Rolle Mitgastgeber kann aber auch zu jedem Zeitpunkt durch den Gastgeber vergeben werden. Klicken Sie dazu in der Teilnehmerliste per Rechtsklick auf Rolle ändern in > Mitgastgeber:
Sobald die Teilgruppen-Sitzungen aktiviert wurden, können die Zuweisungen zu den Teilgruppen vorgenommen werden. In der Desktop-App klicken Sie dafür im Menü auf Teilgruppen > Zuweisung zu den Teilgruppen-Sitzung. Im Browser finden Sie nun Teilgruppen-Sitzungen im Schnellzugriff-Menü:
Es öffnet sich ein Pop-up Fenster, in dem Sie die Zuweisung erstellen können. Belassen Sie die Zuweisung auf automatisch, werden alle Teilnehmenden auf die angegebene Gruppenzahl verteilt. Hat ihr Meeting 100 Teilnehmer und Sie erstellen 4 Teilgruppen-Sitzungen, werden automatisch 25 Personen einer Teilgruppe zugeordnet.
Wählen Sie unter den Zuweisungseinstellungen manuell, können Sie die Teilgruppen nach Ihren Bedürfnissen frei anpassen. Hier können weiter Teilgruppen hinzugefügt, gelöscht oder umbenannt werden. Zudem können Teilnehmer geziehlt Teilgruppensitzungen zugeordnet werden.
Um ein oder mehr Teilnehmer einer bestimmten Gruppe zuzuorden, setzen Sie ein Häkchen bei den jeweiligen Teilnehmenden und klicken auf In Sitzung verschieben > Sitzung XYZ.
Wenn Sie mit Ihren Einstellungen zufrieden sind und die Break-out Session starten wollen, klicken Sie auf Teilgruppen-Sitzung starten.
Wenn Sie mit Ihren Einstellungen zufrieden sind und die Break-out Session starten wollen, klicken Sie auf Teilgruppen-Sitzung starten.
Teilnehmer erhalten eine Nachricht, dass die Teilgruppen gestartet wurden. Sie können sich eigenständig entscheiden, der Teilgruppe beizutreten, oder dies zu einem späteren Zeitpunkt über das Menü Weitere Optionen zu tun.
Moderation von Teilgruppen-Sitzungen
Im Menüpunkt Teilgruppen-Sitzung > Nachricht übetragen/Broadcast können Sie Nachrichten (z.B. Arbeitsaufträge) an alle oder auch nur einzelne Teilnehmer und Teilgruppen senden:
Im Menüpunkt Teilgruppen-Sitzung > Nachricht übetragen/Broadcast können Sie Nachrichten (z.B. Arbeitsaufträge) an alle oder auch nur einzelne Teilnehmer und Teilgruppen senden:
Teilnehmer können in den Teilgruppen um Hilfe bitten. Wird um Hilfe gebeten, erhält der Gastgeber eine Benachrichtigung, außerdem erscheint in der Teilnehmerliste ein Fragezeichen neben dem Namen der Person. Sie können dann die Teilgruppe betreten um Hilfe zu leisten. Achtung: In der aktuellen Webex-Version werden Mitgastgeber nicht benachrichtigt.
Zum Zurückkehren auffordern und Teilgruppen-Sitzung beenden
Über den Menüpunkt Teilgruppen > Alle zum Zurückkehren auffordern werden Teilnehmer benachrichtigt, um eigenständig in den Hauptraum zurückzukommen. Die Teilgruppen werden dadurch nicht automatisch beendet.
Um die Teilgruppensitzung zu beenden, klicken Sie auf Alle Teilgruppen-Sitzungen beenden. Die Teilnehmer erhalten einen 60 sekündigen Countdown um Dokumente o.ä. zu speichern.
Über den Menüpunkt Teilgruppen > Alle zum Zurückkehren auffordern werden Teilnehmer benachrichtigt, um eigenständig in den Hauptraum zurückzukommen. Die Teilgruppen werden dadurch nicht automatisch beendet.
Um die Teilgruppensitzung zu beenden, klicken Sie auf Alle Teilgruppen-Sitzungen beenden. Die Teilnehmer erhalten einen 60 sekündigen Countdown um Dokumente o.ä. zu speichern.
Erstellen von frei betretbaren Breakout-Gruppen
Mit dem Update von Cisco Webex Meetings auf Version 41.4 können Gastgeber beim Erstellen und Verwalten von Breakout-Gruppen Teilnehmenden die Option geben, beliebigen Teilgruppen beizutreten. Bislang mussten Teilnehmende mit Wechselwunsch manuell einer anderen Gruppe zugewiesen werden. Zusätzlich können Gastgeber auch nur einzelne Teilgruppen frei zugänglich gestalten. Dies soll vor allem flexibles Gruppenarbeiten erleichtern.
Damit Teilnehmende den Gruppen frei beitreten können, ist derzeit die Nutzung der Desktop-App erforderlich. Teilnehmer im Browser müssen derzeit weiterhin zugeordnet werden.
Um frei betretbare Meetingräume zu erstellen, klicken Sie bei der Zuweisung auf „Teilnehmer dürfen eine beliebige Sitzung auswählen“:
Mit dem Update von Cisco Webex Meetings auf Version 41.4 können Gastgeber beim Erstellen und Verwalten von Breakout-Gruppen Teilnehmenden die Option geben, beliebigen Teilgruppen beizutreten. Bislang mussten Teilnehmende mit Wechselwunsch manuell einer anderen Gruppe zugewiesen werden. Zusätzlich können Gastgeber auch nur einzelne Teilgruppen frei zugänglich gestalten. Dies soll vor allem flexibles Gruppenarbeiten erleichtern.
Damit Teilnehmende den Gruppen frei beitreten können, ist derzeit die Nutzung der Desktop-App erforderlich. Teilnehmer im Browser müssen derzeit weiterhin zugeordnet werden.
Um frei betretbare Meetingräume zu erstellen, klicken Sie bei der Zuweisung auf „Teilnehmer dürfen eine beliebige Sitzung auswählen“:
Anhand des Schloss-Symbols erkennen Sie, ob Eine Teilgruppe frei auswählbar ist, oder nur von zugewiesenen Teilnehmern betreten werden darf. Um einzelne Gruppen abzusperren oder zu öffnen klicken Sie bei der entsprechenden Teilgruppe auf „Mehr“ > „Nur zugewiesene Teilnehmer dürfen beitreten“ / „Jeder darf beitreten“.
Um zu einem späteren Zeitpunkt global alle Teilgruppen zu öffnen/schließen klicken Sie auf das 3-Punkte-Menü „Mehr“ und wählen „Jeder kann allen Sitzungen beitreten“ / „Nur zugewiesene Teilnehmer dürfen beitreten“:
