Online-Hilfepaket 10
Zugangsschlüssel per E-Mail versenden
Grundlegendes
Zielsetzung
Sie möchten den Zugangsschlüssel an externe Personen per E-Mail versenden.
Voraussetzung
- Sie haben in der Umfrage im Reiter Einstellungen, im Abschnitt Umfrage-Verwaltung: Zugriff die Checkbox Authentifizierung mit Zugangsschlüsseln aktiviert.
- Sie haben bereits Zugangsschlüssel generiert.
Klick-für-Klick
- Öffnen Sie in der Umfrage den Reiter Befragte und den Unterreiter Zugangsschlüssel.
- ILIAS öffnet eine neue Seite mit dem Entwurf der E-Mail für Ihre externen Personen.
- Passen Sie nach Wunsch den vorgeschlagenen Text in der Einstellung Betreff an und geben ihn in das Eingabefeld ein.
- Wählen Sie den gewünschten Personenkreis aus, der benachrichtigt werden soll, indem Sie eine Option in der Einstellung Senden an aktivieren:
- Alle Personen, für welche Zugangsschlüssel erzeugt wurden, um die E-Mail an alle externen Befragten zu versenden.
- Personen, die bislang noch keine Mail erhalten haben, um die E-Mail ausschließlich an später hinzugefügte Personen zu versenden.
- Personen, welche die Umfrage noch nicht beendet haben, um nur Personen zu erreichen, welche die Umfrage unterbrochen bzw. noch nicht durchgeführt haben.
- Alle Personen, welche die Umfrage bereits beendet haben, um Befragten bspw. über die weitere Verwendung der Ergebnisse zu informieren
- Geben Sie den Inhalt der Email ein oder nutzen Sie den hinterlegten Standardtext.
- Aktivieren Sie die Checkbox Nachrichteninhalt für weitere Verwendung speichern und geben Sie einen Titel in das Eingabefeld Titel des Nachrichteninhaltes ein.
- Klicken Sie auf den Button Abschicken.
- ILIAS versendet die Emails und meldet "Ihre Mail wurde versandt".
- In der Übersicht der Zugangsschlüssel sind nun alle Personen, an welche eine Mail versendet wurde, automatisch mit einem Häkchen bei Versendet markiert.
Hinweis
Bevor Sie Zugangsschlüssel versenden, prüfen Sie noch einmal persönlich, ob Sie alle erforderlichen Vorarbeiten erfolgreich durchgeführt haben:
- Prüfen Sie die Voraussetzungen am einfachsten, indem Sie einen der Zugangsschlüssel für sich selbst generieren und ihn an sich selbst schicken und den Prozess einmal vollständig durchlaufen.
- Loggen Sie sich vor Beginn des Probelaufs aus, damit Sie auch tatsächlich Fehler finden können. Wenn Sie sicher sind, dass alles gut vorbereitet ist, dann versenden Sie die Zugangsschlüssel an Ihre externen Befragten.
Bitte beachten Sie, dass die Verwendung des Platzhalterscodes im Nachrichtentext obligatorisch ist. Er wird von ILIAS automatisch durch den Zugangsschlüssel der Person ersetzt. Zudem ist es sinnvoll, auch den Platzhalter “URL“ zu verwenden, um den Personen einen direkten Link zur Umfrage zukommen zu lassen. Optional können Sie die Platzhalter „Vorname, Nachname“ verwenden.
Aktivieren Sie die Checkbox Nachrichteninhalt für weitere Verwendung speichern und geben Sie einen Titel in das Eingabefeld Titel des Nachrichteninhaltes ein.
Gespeicherte Nachrichteninhalte sind unter der Einstellung Verfügbare Nachrichtentexte in einem ▼-Menü abrufbar. Dieser Abschnitt wird jedoch nur angezeigt, wenn bereits mindestens ein Nachrichteninhalt abgespeichert wurde. Um den gewünschten Inhalt einzufügen, klicken Sie auf den Button Nachrichtentext einfügen am oberen oder unteren Ende der Seite.